Hướng dẫn quy trình và chính sách thanh toán dịch vụ cho Doanh nghiệp

16/09/2026
Nổi bật, Tin tức
10 min read

Áp dụng: kể từ 01/07/2026

Chính sách thanh toán của OSHVN được thiết lập nhằm chuẩn hóa quy trình giao dịch thương mại, đảm bảo tính minh bạch tài chính và tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật hiện hành về Kế toán – Thuế tại Việt Nam.

1. Quy trình thanh toán và đặt lịch cho các Gói “Chẩn đoán” (Tư vấn tuân thủ theo giờ)

Đối với gói dịch vụ tư vấn theo giờ “Chẩn đoán rủi ro”, OSHVN áp dụng quy trình thanh toán và triển khai như sau:

  • Thanh toán trước (Pre-payment): Khách hàng cần thanh toán trước tối thiểu phí dịch vụ của 01 giờ làm việc và đề xuất các khung thời gian phù hợp cho cuộc gặp.
  • Quy trình đặt lịch của Khách hàng: (1) Nhận báo giá >> (2) Xác nhận Gói dịch vụ >> (3) Nhận đề nghị thanh toán >> (4) Thanh toán >> (5) gửi email Ủy nhiệm chi hoặc thông báo chuyển tiền thành công đến email hd@osh.vn hoặc Zalo hotline >> (6) gửi danh sách thành viên tham dự cuộc họp (Họ tên – Chức vụ – Email)
  • Quy trình tiến hành của OSHVN: Gửi email cho đại diện khách hàng: (1) lịch gặp chính thức đến các thành viên tham dự cuộc họp; (2) gửi Bảng hỏi khảo sát tuân thủ; (3) Hóa đơn VAT; (4) NDA – Cam kết bảo mật thông tin dự án của OSHVN.
  • Cung cấp công cụ khảo sát: Ngay sau khi xác nhận thanh toán thành công, hệ thống của OSHVN sẽ gửi Bảng hỏi khảo sát hiện trạng tuân thủ (bao gồm khoảng 90 mục) cho khách hàng và chốt ngày hẹn chính thức.
  • Điều kiện thực thi: Khách hàng có trách nhiệm tự điền bảng khảo sát trước khi buổi họp diễn ra từ 1 đến 2 ngày làm việc. Bước này là bắt buộc để các chuyên gia của OSHVN có dữ liệu thực tế nhằm giải đáp trọng tâm, đánh giá rủi ro pháp lý và đề xuất hành động khuyến nghị trong thời lượng tư vấn.
  • Lưu ý về thời điểm chuyển tiền: 8h00 – 17h00 từ Thứ 2 đến Thứ 6 (trừ nghỉ Lễ theo quy định), thanh toán trước để đặt lịch

2. Cấu trúc thanh toán cho Dự án Trọn gói (Phased Payment Structure)

Đối với các Dự án tư vấn trọn gói không phát sinh (fixed-fee), OSHVN áp dụng cấu trúc thanh toán theo giai đoạn nhằm đảm bảo cam kết thực thi và phân bổ nguồn lực:

Khoản cọc bảo đảm (Security Deposit): Ít nhất 40% tổng giá trị hợp đồng. Khoản tiền này cần được thanh toán trước khi diễn ra cuộc họp khởi động dự án (Kick-off Meeting) để đảm bảo việc OSHVN huy động nguồn lực sẵn sàng cho dự án.

Lưu ý pháp lý & Thuế: Để tuân thủ Nghị định 254/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/07/2026), khoản tiền này được ghi nhận chính thức là “Tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng” (Security Deposit for Contract), không phải là khoản tạm ứng (Advance Payment).

Khoản đặt cọc này sẽ được lưu giữ để đảm bảo việc thực hiện dịch vụ và được đối trừ toàn bộ vào hóa đơn cuối cùng khi ký Biên bản nghiệm thu (Approval of Completion).

Nội dung chuyển khoản đặt cọc: [Tên Công Ty + chuyển tiền đặt cọc hợp đồng + Số hợp đồng]

Thanh toán các giai đoạn / Thanh toán cuối (Milestone & Final Payment): Chi phí theo đúng thỏa thuận (cộng thuế VAT hiện hành) sẽ được OSHVN xuất hóa đơn sau khi các hạng mục công việc được nghiệm thu chính thức theo từng giai đoạn hoặc khi kết thúc toàn bộ dự án.

3. Quy trình Nghiệm thu và Xuất hóa đơn chung

OSHVN áp dụng các cơ chế quản trị rủi ro dự án để đảm bảo tiến độ nghiệm thu và dòng tiền:

  • Cơ chế Nghiệm thu tự động (Deemed Acceptance): Sau khi OSHVN bàn giao báo cáo hoặc hạng mục công việc, khách hàng có một thời hạn quy định (tiêu chuẩn là 5 ngày làm việc, trừ khi có thỏa thuận khác) để phản hồi hoặc yêu cầu hiệu chỉnh. Quá thời hạn này nếu không có phản hồi bằng văn bản, hạng mục được mặc định nghiệm thu và OSHVN sẽ tiến hành xuất hóa đơn.
  • Bảo vệ tiến độ thương mại: Trong trường hợp tiến độ dự án bị đình trệ do các yếu tố khách quan từ phía khách hàng (ví dụ: chậm trễ thiết lập hiện trường, chưa cấp quyền truy cập, chậm phản hồi cung cấp hồ sơ), rủi ro này không cấu thành lỗi của OSHVN. Chúng tôi bảo lưu quyền xuất hóa đơn theo đúng tiến độ thỏa thuận. Với sự liêm chính của mình, OSHVN sẽ tiếp tục hoàn thành công việc vào thời điểm phù hợp trong tương lai với điều kiện khách hàng phải thanh toán theo đúng thỏa thuận trước đó.

4. Điều khoản thanh toán dự án tư vấn chiến lược (Anual Payment Terms)

  • Điều kiện miễn đặt cọc: chỉ áp dụng với các Khách hàng hoặc Dự án đặc biệt lớn, có sự chấp thuận bằng văn bản của OSHVN
  • Thời hạn thanh toán: Tiêu chuẩn áp dụng là Net-30 (Khách hàng có trách nhiệm thanh toán hàng tháng trong vòng 30 ngày kể từ ngày phát hành hóa đơn hợp lệ), trừ khi có các thỏa thuận khác được quy định riêng trong hợp đồng.
  • Phát sinh dịch vụ: Bất kỳ yêu cầu công việc nào nằm ngoài phạm vi đã ký kết (ví dụ: yêu cầu chuyên gia làm việc trực tiếp tại hiện trường thay vì từ xa, bổ sung báo cáo) đều phải được hai bên đàm phán, xác nhận bằng văn bản và lập báo giá/hợp đồng bổ sung trước khi thực hiện.

5. Phương thức thanh toán

Toàn bộ giao dịch được thực hiện qua hình thức chuyển khoản ngân hàng, từ tài khoản của doanh nghiệp mua hàng hóa dịch vụ hoặc đại diện hợp pháp của khách hàng.

  • Ngân hàng thụ hưởng: Ngân hàng TMCP Quân Đội (MB Bank)
  • Số tiền thụ hưởng: tất cả chi phí báo giá cho khách hàng được xem là chi phí ròng mà OSHVN sẽ nhận được, chưa bao gồm các loại thuế, phí, bất kỳ chi phí phát sinh nào khác (trừ trường hợp OSHVN ghi rõ đã bao gồm, ví dụ: thuế VAT hiện hành)
  • Lưu ý: Chi tiết số tài khoản và mã SWIFT (đối với giao dịch quốc tế) sẽ được cung cấp trên Hợp đồng và Hóa đơn tài chính. Khách hàng vui lòng ghi rõ Số Hợp đồng hoặc Số Hóa đơn trong nội dung chuyển khoản để bộ phận Kế toán đối soát.
  • Thanh toán quốc tế: vui lòng liên hệ email hd@osh.vn để được hướng dẫn và nhận thông tin ngân hàng

6. Thông tin tài khoản ngân hàng doanh nghiệp của OSHVN:

  • Ngân hàng: Ngân hàng TMCP Quân Đội (MB Bank) – Chi Nhánh HCM
  • Chủ tài khoản: CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ AN TOÀN VỆ SINH LAO ĐỘNG VIỆT NAM
  • Số tài khoản: 91 0901 1990
  • Nội dung: [Tên Công Ty + thanh toán + Dịch Vụ + Số hợp đồng/hóa đơn (nếu có)]

Cảm ơn quý khách hàng đã tin tưởng OSHVN!

Đồng hành cùng OSHVN – Compliance to Operational Excellence
Liên hệ ngay với OSHVN để:

  • Đánh giá khoảng trống tuân thủ và rủi ro HSE hiện tại của doanh nghiệp.
  • Thiết kế giải pháp HSE may đo theo đặc thù ngành nghề, quy mô và mục tiêu phát triển.
  • Thiết lập chỉ số đo lường hiệu quả, phục vụ quản trị, audit và các mục tiêu ESG.
  • Xây dựng lộ trình triển khai và chuyển giao hệ thống phù hợp với ngân sách và mục tiêu doanh nghiệp.

Đặt lịch gặp trực tuyến: Google Meet Enterprise
Hotline tư vấn: 090 252 1518
Email: info@osh.vn
Website OSHVN: https://osh.vn/

Dịch vụ