6 Tiêu chuẩn phải được khóa chặt trong hợp đồng tư vấn HSE – OSHVN Playbook for Businesses

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Nội dung bài viết được OSHVN tổng hợp nhằm mục đích tham khảo và chia sẻ kiến thức chuyên môn. Các quy định pháp luật có thể được sửa đổi, bổ sung hoặc có cách áp dụng khác nhau trong từng trường hợp, do đó doanh nghiệp nên đối chiếu với văn bản hiện hành và tham vấn chuyên gia khi cần. OSHVN không chịu trách nhiệm đối với các quyết định được đưa ra chỉ dựa trên thông tin trong bài viết này.

Nhiều hợp đồng tư vấn HSE dừng lại ở việc mô tả “sẽ đào tạo cái gì”, “sẽ tư vấn cái gì và làm như thế nào” nhưng không quy định rõ đầu ra nào được bàn giao, tiêu chí nào dùng để nghiệm thu, chuyên gia nào phụ trách và dữ liệu doanh nghiệp được xử lý ra sao. Những khoảng trống này có thể khiến hai bên khó thống nhất về phạm vi hoàn thành, chất lượng đầu ra hoặc trách nhiệm sau khi dự án kết thúc.

Tóm tắt nhanh: Một hợp đồng tư vấn HSE nên làm rõ 6 nhóm cam kết: giải pháp được thiết kế phù hợp và có kết quả đo lường được, phạm vi triển khai thực tế, chuyên gia phù hợp với từng chuyên đề, đầu mối chịu trách nhiệm xuyên suốt dự án, cơ chế bảo mật hạ tầng và dữ liệu số hóa, cùng vai trò và trách nhiệm của các bên khi xử lý dữ liệu cá nhân. Đây cũng là 6 tiêu chuẩn OSHVN sử dụng làm định hướng trong hoạt động tư vấn, đào tạo và triển khai HSE.

Vì sao hợp đồng tư vấn HSE cần cam kết cụ thể, không chỉ mô tả phạm vi dịch vụ?

Rủi ro trong hợp đồng dịch vụ không nhất thiết đến từ việc bên tư vấn “không làm gì”, mà có thể phát sinh từ khoảng trống giữa phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận và kết quả doanh nghiệp kỳ vọng.

Một hợp đồng chỉ ghi “tổ chức đào tạo an toàn lao động” chưa đủ để xác định: đào tạo cho ai, nội dung nào, triển khai ở đâu, đánh giá kết quả bằng cách nào và doanh nghiệp sẽ nhận lại những gì sau khi kết thúc.

Vì vậy, khi đàm phán hợp đồng tư vấn HSE, doanh nghiệp nên chuyển những nội dung quan trọng từ mức “mô tả dịch vụ” thành “cam kết có thể đối chiếu và nghiệm thu”.

1. Giải pháp có được thiết kế phù hợp và cam kết kết quả định lượng?

Một giải pháp HSE không nên áp dụng một mẫu giống nhau cho mọi doanh nghiệp. Nội dung cần được xây dựng dựa trên ngành nghề, rủi ro vận hành, điều kiện làm việc và mục tiêu thực tế của doanh nghiệp.

Theo đó, hợp đồng nên làm rõ:

• Phạm vi và đối tượng áp dụng của giải pháp
• Đầu ra cụ thể sau từng giai đoạn hoặc dịch vụ, chẳng hạn báo cáo, quy trình, tài liệu đào tạo, hệ thống hoặc kết quả đánh giá
• Tiêu chí đánh giá kết quả, ưu tiên số liệu hoặc dữ liệu định lượng có căn cứ phù hợp thay vì chỉ dựa trên cảm nhận
• Phương pháp đo lường, chẳng hạn bài kiểm tra, đánh giá tác động hoặc chỉ số được hai bên thống nhất
• Hồ sơ làm căn cứ nghiệm thu

Đây chính là tinh thần của tiêu chuẩn “Cá nhân hóa và Giải pháp Kết quả Định lượng”: giải pháp được thiết kế theo rủi ro thực tế của doanh nghiệp và kết quả đầu ra phải có khả năng chứng minh, đo lường thay vì đánh giá cảm tính.

Thiếu các nội dung này, doanh nghiệp sẽ khó có cơ sở đối chiếu khi kết quả thực tế khác với kỳ vọng ban đầu.

2. Phạm vi triển khai có bao gồm hiện trường thực tế?

Tư vấn HSE không nên chỉ dừng ở lý thuyết hoặc tài liệu được gửi qua email. Với những dự án cần khảo sát, huấn luyện hoặc triển khai thực tế, hợp đồng nên xác định rõ:

• Phạm vi khảo sát hiện trường – địa điểm, phạm vi và nội dung khảo sát.
• Số buổi hoặc hoạt động triển khai thực tế – chẳng hạn huấn luyện thực địa, diễn tập ứng phó khẩn cấp hoặc hướng dẫn tại cơ sở.
• Vai trò của từng bên trong quá trình triển khai.
• Sản phẩm bàn giao sau triển khai.
• Mức độ tương thích của quy trình hoặc giải pháp với hệ thống thực tế của doanh nghiệp.

Tiêu chuẩn này xuất phát từ cách tiếp cận “Thực dụng, Thực chiến và Triển khai Hiện trường”, trong đó khảo sát trực tiếp và cùng doanh nghiệp xử lý các tình huống tại cơ sở được xem là một phần của quá trình tư vấn, đào tạo và chuyển giao.

Đây cũng là điểm giúp phân biệt giữa đào tạo để hoàn thành một khóa học và triển khai để áp dụng vào công việc thực tế.

3. Chương trình có được may đo với chuyên gia phù hợp từng chuyên đề?

Một dự án HSE có thể bao gồm nhiều chuyên đề với yêu cầu chuyên môn rất khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm “đơn vị tư vấn có chuyên gia hay không”, mà nên làm rõ chuyên gia nào phụ trách từng hạng mục và năng lực đó có phù hợp với nội dung cần triển khai hay không.

Hợp đồng có thể quy định:

• Chuyên đề và phạm vi công việc của từng chuyên gia
• Hồ sơ năng lực hoặc kinh nghiệm liên quan
• Yêu cầu chuyên môn đối với các hạng mục kỹ thuật chuyên sâu
• Cơ chế thay thế chuyên gia khi cần
• Trách nhiệm của đơn vị tư vấn trong việc bố trí đúng nguồn lực

Đây là nội dung tương ứng với tiêu chuẩn “Chương trình May đo kết hợp Chuyên gia Đầu ngành“ trong mô hình của OSHVN: lựa chọn cố vấn và chuyên gia có kinh nghiệm phù hợp với từng chuyên đề thay vì áp dụng một nguồn lực chung cho mọi vấn đề.

4. Ai chịu trách nhiệm xuyên suốt về chất lượng dự án?

Một dự án có nhiều chuyên gia và nhiều bên liên quan cần có một đầu mối chịu trách nhiệm xuyên suốt về định hướng, điều phối và chất lượng đầu ra.

Vai trò này thường được gọi là Program Director.

Hợp đồng nên làm rõ:

• Ai là người giữ vai trò Program Director hoặc đầu mối tương đương
• Phạm vi trách nhiệm
• Quyền điều phối giữa các chuyên gia
• Cơ chế trao đổi với ban lãnh đạo và các bên liên quan
• Cách kiểm soát và nghiệm thu chất lượng đầu ra

Program Director không thay thế chuyên gia kỹ thuật. Vai trò này tập trung vào điều phối tổng thể, kết nối các bên và kiểm soát chất lượng xuyên suốt dự án.

Trong mô hình của OSHVN, Program Director được xác định là đầu mối quản lý chất lượng của dự án, kết nối đội ngũ chuyên gia kỹ thuật với khách hàng và các bên liên quan.

(→ Xem vai trò Program Director tại “Dấu ấn lãnh đạo HSE tại Global CEO Excellence Awards 2024”)

5. Bảo mật hạ tầng và dữ liệu số hóa được quy định thế nào?

Các dự án HSE hiện đại có thể số hóa nhiều loại dữ liệu như hồ sơ đánh giá rủi ro, quy trình SOP, kế hoạch ứng phó khẩn cấp, học liệu, kết quả kiểm tra và chứng chỉ đào tạo. Vì vậy, ngoài phạm vi chuyên môn, doanh nghiệp cũng nên quan tâm đến cách dữ liệu được lưu trữ và bảo vệ trong suốt vòng đời dự án.

Hợp đồng nên xác định rõ:

• Dữ liệu được lưu trữ trên hạ tầng nào
• Cơ chế mã hóa và bảo vệ dữ liệu
• Quyền truy cập và phân quyền
• Cơ chế sao lưu, nếu có
• Phương thức bàn giao dữ liệu cho doanh nghiệp
• Cách xử lý hoặc xóa dữ liệu khi hợp đồng kết thúc

Tiêu chuẩn này tương ứng với “Bảo mật dữ liệu Đám mây Cấp Doanh nghiệp” trong mô hình OSHVN, tập trung vào việc bảo vệ tài sản thông tin và dữ liệu số hóa của khách hàng thông qua hạ tầng, kiểm soát truy cập và các lớp bảo mật phù hợp.

Đối với doanh nghiệp, điều quan trọng không chỉ là “dữ liệu có được bảo mật không?”, mà còn là “dữ liệu đang ở đâu, ai được truy cập và sau khi hợp đồng kết thúc thì dữ liệu được xử lý thế nào?”

6. Hợp đồng có quy định rõ trách nhiệm bảo mật dữ liệu khách hàng và dữ liệu cá nhân?

Khác với tiêu chuẩn 5, tập trung vào dữ liệu được bảo vệ bằng cách nào, tiêu chuẩn này tập trung vào ai được phép làm gì với dữ liệu và chịu trách nhiệm ra sao.

Khi dự án tư vấn HSE có xử lý thông tin người lao động hoặc dữ liệu cá nhân, hợp đồng nên xác định rõ:

• Phạm vi dữ liệu được tiếp cận
• Mục đích và phạm vi sử dụng
• Quyền truy cập và phân quyền
• Trách nhiệm bảo mật của từng bên
• Phương thức xử lý, lưu trữ và chuyển giao dữ liệu
• Cách xử lý dữ liệu khi hợp đồng kết thúc

Theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP, trách nhiệm bảo vệ dữ liệu được xác định theo vai trò của các bên trong hoạt động xử lý dữ liệu. Vì vậy, khi đơn vị tư vấn được doanh nghiệp giao quyền tiếp cận hoặc xử lý dữ liệu cá nhân, các bên nên xác định rõ vai trò, phạm vi xử lý và trách nhiệm tương ứng trong hợp đồng hoặc thỏa thuận liên quan, thay vì quy định chung chung.

Tiêu chuẩn này tương ứng với cam kết “Tuân thủ Bảo mật Dữ liệu Khách hàng và Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân” trong hệ thống tiêu chuẩn của OSHVN

6 tiêu chuẩn này được OSHVN áp dụng như thế nào?

Sáu tiêu chuẩn trên được xây dựng để phản ánh cách OSHVN tiếp cận hoạt động tư vấn, đào tạo và triển khai HSE: giải pháp phù hợp với rủi ro thực tế, chú trọng kết quả định lượng, triển khai tại hiện trường, sử dụng chuyên gia phù hợp, có đầu mối quản lý chất lượng và bảo vệ dữ liệu của khách hàng.

Theo thông tin giới thiệu của OSHVN, đơn vị đã triển khai 68+ dự án cho 48+ doanh nghiệp, đồng thời trực tiếp tổ chức, quản lý và giám sát 15+ triệu giờ làm việc an toàn và 5+ triệu giờ đạt Zero Incident & Zero LTI tại Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

Vì sao cần quy định số liệu đo lường trong hợp đồng thay vì chỉ mô tả “sẽ đào tạo, sẽ tư vấn”?
Vì mô tả chung chung khó xác định kết quả đã đạt đến đâu và khó làm căn cứ nghiệm thu. Các tiêu chí và phương pháp đo được thống nhất từ đầu giúp hai bên có cơ sở đánh giá kết quả dự án.

Program Director khác gì so với chuyên gia kỹ thuật?
Program Director chịu trách nhiệm điều phối tổng thể, kết nối các bên và kiểm soát chất lượng đầu ra; chuyên gia kỹ thuật tập trung vào từng chuyên đề hoặc hạng mục chuyên môn cụ thể.

Hợp đồng cần quy định gì về dữ liệu sau khi dự án kết thúc?
Nên làm rõ dữ liệu được bàn giao lại cho doanh nghiệp như thế nào, ai còn quyền truy cập, dữ liệu được tiếp tục lưu trữ trong bao lâu và phương thức xử lý hoặc xóa dữ liệu khi kết thúc quan hệ hợp tác.

Kết luận

Một hợp đồng tư vấn HSE đáng tin cậy không chỉ mô tả sẽ làm gì, mà nên làm rõ kết quả nào được bàn giao, cách đánh giá ra sao, ai chịu trách nhiệm, giải pháp có phù hợp với thực tế doanh nghiệp hay không và dữ liệu được xử lý thế nào trong suốt vòng đời dự án.

Sáu tiêu chuẩn trên là cơ sở để doanh nghiệp có thể đối chiếu một đề xuất tư vấn HSE trước khi ký kết, đồng thời hạn chế những khoảng trống thường chỉ được nhận ra khi dự án đã bắt đầu hoặc kết thúc.

Đồng hành cùng OSHVN – Boutique Advisory Firm
Tự hào là đối tác cố vấn tin cậy của các Tập đoàn Đa quốc gia tỷ đô (MNCs).

Liên hệ ngay với OSHVN để:

• Đánh giá khoảng trống tuân thủ và rủi ro HSE chuyên sâu.
• Thiết kế giải pháp may đo theo đặc thù ngành nghề, quy mô và mục tiêu phát triển.
• Tối ưu hóa chỉ số tuân thủ, phục vụ trực tiếp cho chiến lược ESG toàn cầu.
• Giúp doanh nghiệp tích hợp tuân thủ HSE vào kế hoạch (tiến độ + ngân sách), procurement, vận hành và hệ thống quản lý.
• Biến tuân thủ thành vận hành xuất sắc!

Đặt lịch gặp trực tuyến: Google Meet Enterprise
Hotline tư vấn:  090 252 1518
Email:  info@osh.vn
Website OSHVN:  https://osh.vn/