Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Nội dung bài viết được OSHVN tổng hợp nhằm mục đích tham khảo và chia sẻ kiến thức chuyên môn. Các quy định pháp luật có thể được sửa đổi, bổ sung hoặc có cách áp dụng khác nhau trong từng trường hợp, do đó doanh nghiệp nên đối chiếu với văn bản hiện hành và tham vấn chuyên gia khi cần. OSHVN không chịu trách nhiệm đối với các quyết định được đưa ra chỉ dựa trên thông tin trong bài viết này.
Tuân thủ an toàn, vệ sinh lao động không chỉ là có đầy đủ hồ sơ. Doanh nghiệp cần xác định đúng yêu cầu áp dụng, phân công trách nhiệm, triển khai trong thực tế và lưu lại bằng chứng phù hợp. Yêu cầu cụ thể vẫn phụ thuộc vào ngành nghề, quy mô, địa điểm và điều kiện thực tế của từng doanh nghiệp.
Từ Vietnam Office OSH Compliance Guide – 2026 Edition của OSHVN, hệ thống tuân thủ được phân thành các nhóm như General Safety, Training & Transmission, OSH Health Care, Fire Prevention & Rescue, trang thiết bị ứng cứu, vệ sinh lao động – môi trường, an toàn điện, an toàn xây dựng và báo cáo định kỳ.
Tóm tắt nhanh: Doanh nghiệp cần rà soát các yêu cầu về an toàn, vệ sinh lao động, huấn luyện, chăm sóc sức khỏe và sơ cứu, PCCC, ứng cứu khẩn cấp, các yêu cầu phát sinh theo điều kiện thực tế và báo cáo định kỳ. Checklist dưới đây giúp doanh nghiệp xác định nội dung nào cần thực hiện, hồ sơ nào cần lưu và bằng chứng nào cần có thay vì áp dụng một bộ yêu cầu giống nhau cho mọi doanh nghiệp.
Luật An toàn, vệ sinh lao động quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc. Vì vậy, doanh nghiệp hoạt động chủ yếu tại văn phòng cũng cần xác định những yêu cầu an toàn, vệ sinh lao động phù hợp với ngành nghề, quy mô và điều kiện làm việc thực tế.
Tuy nhiên, không phải mọi doanh nghiệp đều áp dụng một bộ yêu cầu giống nhau. Phạm vi cần rà soát có thể bao gồm:
Nếu doanh nghiệp có thêm kho bãi, hoạt động sửa chữa hoặc cải tạo, sử dụng hóa chất, máy móc, thiết bị hoặc các yếu tố nguy hiểm, có hại khác, phạm vi rà soát cần được mở rộng tương ứng.
Dựa trên cấu trúc VietNam Office OSH Compliance Guide của OSHVN, doanh nghiệp có thể bắt đầu rà soát theo 8 nhóm:
| Nhóm | Nội dung cần rà soát | Cách áp dụng |
|---|---|---|
| 1. General Safety | Tổ chức, chính sách, kế hoạch, đánh giá rủi ro và trách nhiệm ATVSLĐ | Theo ngành nghề, quy mô |
| 2. Training & Transmission | Huấn luyện, ma trận đào tạo, hồ sơ lớp và chứng nhận | Theo đối tượng |
| 3. OSH Health Care | Y tế, chăm sóc sức khỏe, PPE, sơ cứu | Theo điều kiện |
| 4. Fire Prevention & Rescue | PCCC, phương án, lực lượng, phương tiện, diễn tập | Theo cơ sở |
| 5. Emergency Response | Kế hoạch ứng cứu, lực lượng, phương tiện và khả năng ứng phó sự cố | Theo rủi ro |
| 6. Labor Hygiene & Environment | Vệ sinh lao động, môi trường lao động, bệnh nghề nghiệp | Nếu thuộc phạm vi áp dụng |
| 7. Electrical & Construction Safety | An toàn điện, sửa chữa, cải tạo, xây dựng | Nếu phát sinh |
| 8. Periodic Reports | ATVSLĐ, tai nạn lao động, y tế, môi trường, PCCC và các báo cáo liên quan | Theo nghĩa vụ áp dụng |
Một hệ thống HSE hiệu quả không chỉ dừng ở việc ban hành hồ sơ. Doanh nghiệp cần xác định đúng yêu cầu, triển khai trong thực tế và lưu được bằng chứng phù hợp.
Đây là nền tảng của hệ thống ATVSLĐ, từ việc xác định yêu cầu áp dụng, tổ chức công tác an toàn, vệ sinh lao động, đánh giá rủi ro đến ứng cứu và lưu bằng chứng thực hiện.
1. Danh mục quy định áp dụng
Doanh nghiệp nên xác định những quy định thực sự áp dụng cho ngành nghề, quy mô và hoạt động của mình.
Danh mục này có thể giúp làm rõ:
Đây là bước đầu tiên giúp doanh nghiệp tránh hai tình trạng: bỏ sót nghĩa vụ hoặc xây dựng quá nhiều hồ sơ không cần thiết.
2. Chính sách, kế hoạch và cam kết ATVSLĐ
Doanh nghiệp cần rà soát các tài liệu thể hiện trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc bảo đảm ATVSLĐ.
Tùy quy mô và hoạt động, có thể bao gồm:
Điều quan trọng không chỉ là văn bản đã được ban hành, mà còn phải có cơ sở để chứng minh các nội dung đó được triển khai trong thực tế.
3. Tổ chức công tác ATVSLĐ
Đối với cơ sở sản xuất, kinh doanh hoạt động trong các ngành nghề khác với nhóm ngành nghề được quy định tại khoản 1 Điều 36 Nghị định 39/2016/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải tổ chức bộ phận ATVSLĐ theo các yêu cầu tối thiểu về quy mô nhân sự.
| Quy mô lao động | Yêu cầu |
|---|---|
| Dưới 300 người | Ít nhất 01 người làm công tác ATVSLĐ theo chế độ bán chuyên trách |
| Từ 300 đến dưới 1.000 người | Ít nhất 01 người làm công tác ATVSLĐ theo chế độ chuyên trách |
| Trên 1.000 người | Thành lập phòng ATVSLĐ hoặc bố trí ít nhất 02 người làm công tác ATVSLĐ theo chế độ chuyên trách |
Bằng chứng nên lưu: quyết định phân công, mô tả công việc, hồ sơ năng lực và các tài liệu liên quan.
Lưu ý: Các cơ sở thuộc nhóm ngành nghề được quy định tại khoản 1 Điều 36 có yêu cầu về tổ chức bộ phận ATVSLĐ khác. Vì vậy, không nên áp dụng bảng trên một cách máy móc cho mọi doanh nghiệp.
4. Tổ chức công tác y tế
Doanh nghiệp cũng cần xác định người hoặc bộ phận phụ trách công tác y tế, chăm sóc sức khỏe và sơ cứu phù hợp với quy mô, ngành nghề và điều kiện thực tế.
Yêu cầu về tổ chức công tác y tế được phân theo ngành nghề và quy mô lao động. Đối với một số cơ sở không bố trí được người làm công tác y tế hoặc không thành lập được bộ phận y tế theo quy định, pháp luật cho phép thực hiện thông qua hợp đồng với cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đủ năng lực theo quy định. Doanh nghiệp cần làm rõ:Ai chịu trách nhiệm công tác y tế? Khi có người cần sơ cứu hoặc cấp cứu, ai xử lý và phương tiện ở đâu?
5. An toàn, vệ sinh viên(ATVSV) và Hội đồng an toàn, vệ sinh lao động (ATVSLĐ)
Hai nội dung này cần phải được phân biệt rõ.
Theo Điều 74 Luật An toàn, vệ sinh lao động, mỗi tổ sản xuất trong cơ sở sản xuất, kinh doanh phải có ít nhất một an toàn, vệ sinh viên kiêm nhiệm trong giờ làm việc. An toàn, vệ sinh viên là người lao động trực tiếp, được người lao động trong tổ bầu ra và hoạt động theo quy định về mạng lưới an toàn, vệ sinh viên.
Hội đồng ATVSLĐ cơ sở là một cơ chế khác. Theo Điều 38 Nghị định 39/2016/NĐ-CP, Hội đồng phải được thành lập trong các trường hợp nhất định, trong đó:
Vì vậy, không phải mọi doanh nghiệp văn phòng đều phải thành lập Hội đồng ATVSLĐ.
6. Đánh giá và kiểm soát rủi ro
Doanh nghiệp nên rà soát:
Với môi trường văn phòng, có thể xem xét các vấn đề như an toàn điện, cháy nổ, trượt ngã, điều kiện môi trường làm việc, công thái học, thiết bị và hoạt động sửa chữa, cải tạo.
Không nên dừng lại ở việc lập một bảng đánh giá rủi ro. Quan trọng hơn là xác định biện pháp kiểm soát và bằng chứng cho thấy các biện pháp đó đã được thực hiện.
7. Ứng cứu khẩn cấp
Doanh nghiệp cần xem xét kế hoạch ứng cứu khẩn cấp phù hợp với quy mô, điều kiện và những tình huống có thể xảy ra tại nơi làm việc.
Khi nào áp dụng: theo yêu cầu pháp luật, quy mô và mức độ rủi ro thực tế; nội dung kế hoạch cần phù hợp với các tình huống khẩn cấp có thể xảy ra tại nơi làm việc.
Bằng chứng nên lưu:
8. Bằng chứng thực hiện và phổ biến thông tin
Một hệ thống tuân thủ không chỉ nằm ở các văn bản được ban hành.
Doanh nghiệp nên lưu những bằng chứng phù hợp với từng hoạt động, chẳng hạn:
Có quy trình chưa đồng nghĩa với đã triển khai. Có triển khai nhưng không lưu được bằng chứng cũng có thể tạo ra khoảng trống khi doanh nghiệp cần chứng minh việc tuân thủ.
Huấn luyện ATVSLĐ không chỉ là một buổi đào tạo, mà cần được quản lý từ khâu xác định đối tượng đến tổ chức, đánh giá và lưu bằng chứng.
Hoạt động huấn luyện ATVSLĐ được quy định tại Nghị định 44/2016/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung liên quan. Để áp dụng đúng quy định hiện hành, doanh nghiệp cần đối chiếu các văn bản đang có hiệu lực và hướng dẫn phù hợp với hoạt động của mình.
Công tác ATVSLĐ không chỉ tập trung vào phòng ngừa tai nạn mà còn bao gồm chăm sóc sức khỏe và khả năng sơ cứu khi xảy ra sự cố. Thông tư 19/2016/TT-BYT hiện được ghi nhận hết hiệu lực một phần; doanh nghiệp cần đối chiếu phần quy định còn hiệu lực cùng các văn bản sửa đổi, bổ sung và hướng dẫn hiện hành khi áp dụng.
Doanh nghiệp cần rà soát những nội dung phù hợp với quy mô, ngành nghề và điều kiện lao động, chẳng hạn:
Không phải mọi doanh nghiệp đều có cùng một mô hình tổ chức y tế. Điều quan trọng là xác định rõ ai phụ trách công tác y tế, người lao động được chăm sóc và sơ cứu như thế nào, và các hồ sơ liên quan được quản lý ra sao.
Theo Phụ lục 4 Thông tư 19/2016/TT-BYT, số lượng và loại túi sơ cứu được xác định theo quy mô từng khu vực làm việc.
| Quy mô khu vực làm việc | Yêu cầu tối thiểu |
|---|---|
| ≤ 25 người lao động | Ít nhất 01 túi sơ cứu loại A |
| Từ 26–50 người lao động | Ít nhất 01 túi sơ cứu loại B |
| Từ 51–150 người lao động | Ít nhất 01 túi sơ cứu loại C |
Quy định cũng yêu cầu mỗi mặt bằng hoặc tầng nhà làm việc hoặc bộ phận làm việc cơ động phải bố trí tối thiểu một túi sơ cứu phù hợp và kiểm tra thường xuyên để bảo đảm đầy đủ số lượng, dụng cụ cần thiết.
Với khu vực trên 150 người lao động, không nên nghĩ rằng chỉ cần một túi loại C cho toàn bộ khu vực. Doanh nghiệp cần tiếp tục đối chiếu nguyên tắc bố trí theo quy mô và điều kiện thực tế thay vì tự đặt thêm một ngưỡng mới ngoài quy định.
PCCC là một phần quan trọng trong hệ thống tuân thủ, nhưng không có một bộ hồ sơ giống nhau cho mọi cơ sở.
Căn cứ hiện hành là Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ 2024 và Nghị định 105/2025/NĐ-CP. Luật có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 và Nghị định 105/2025/NĐ-CP cũng có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.
Nội dung cần rà soát tùy trường hợp
Không nên lấy một checklist PCCC chung rồi mặc định toàn bộ hạng mục đều bắt buộc. Phạm vi hồ sơ cần rà soát phụ thuộc vào loại hình, quy mô, đặc điểm cơ sở và yêu cầu quản lý PCCC áp dụng cho từng trường hợp.
Doanh nghiệp thuê văn phòng cũng cần xác định phần trách nhiệm của mình thay vì mặc định mọi trách nhiệm PCCC thuộc về chủ tòa nhà. Cần làm rõ:
Hợp đồng thuê, nội quy tòa nhà và quy định PCCC hiện hành nên được đối chiếu cùng nhau.
Bên cạnh túi sơ cứu, doanh nghiệp cần xem xét các phương tiện phục vụ sơ cứu, cấp cứu và ứng cứu phù hợp với điều kiện thực tế. Có thể bao gồm:
Không nên áp dụng một danh sách giống nhau cho mọi doanh nghiệp. Nhu cầu thực tế phụ thuộc vào loại hình hoạt động, số lượng người lao động, yếu tố nguy hiểm, ca làm việc, nguy cơ tai nạn và khả năng tiếp cận cơ sở y tế.
Vệ sinh lao động và môi trường làm việc
Doanh nghiệp cần xác định có phát sinh yếu tố nguy hiểm, yếu tố có hại hoặc điều kiện làm việc thuộc phạm vi phải quản lý hay không. Nếu có, cần rà soát thêm:
An toàn điện
Doanh nghiệp cần rà soát việc quản lý, kiểm tra và bảo đảm an toàn đối với hệ thống, thiết bị điện phù hợp với điều kiện thực tế.
An toàn xây dựng, sửa chữa và cải tạo
Nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng một văn phòng thông thường, nhóm này có thể không phải trọng tâm. Khi có hoạt động cải tạo, sửa chữa, lắp đặt hoặc thi công, cần mở rộng phạm vi quản lý HSE để kiểm soát các rủi ro phát sinh từ hoạt động này.
Doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều nhóm báo cáo liên quan đến ATVSLĐ, tai nạn lao động, y tế lao động, môi trường, bệnh nghề nghiệp, PCCC và lao động tùy theo ngành nghề và hoạt động thực tế.
Tuy nhiên, việc một loại báo cáo xuất hiện trong checklist không có nghĩa mọi doanh nghiệp đều phải thực hiện. Nghĩa vụ báo cáo cần được xác định theo đối tượng, ngành nghề, hoạt động phát sinh và quy định áp dụng tại từng thời điểm.
Báo cáo công tác ATVSLĐ
Thông tư 07/2016/TT-BLĐTBXH hiện được Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật ghi nhận hết hiệu lực một phần. Doanh nghiệp cần đối chiếu phần quy định còn hiệu lực và các văn bản thay thế, sửa đổi hoặc hướng dẫn liên quan trước khi thực hiện báo cáo.
Báo cáo tai nạn lao động
Báo cáo tai nạn lao động là một phần trong hệ thống nghĩa vụ về ATVSLĐ. Doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng, biểu mẫu, thời hạn và cơ quan tiếp nhận theo quy định hiện hành tại thời điểm báo cáo.
Báo cáo y tế lao động
Thông tư 19/2016/TT-BYT có quy định về báo cáo y tế lao động của cơ sở lao động theo kỳ 6 tháng và hằng năm.
Báo cáo môi trường, bệnh nghề nghiệp và PCCC
Các báo cáo này cần được rà soát khi doanh nghiệp thuộc phạm vi phải thực hiện theo ngành nghề, hoạt động và điều kiện thực tế.
Báo cáo tình hình sử dụng lao động
Doanh nghiệp cần đối chiếu quy định hiện hành và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền tại địa phương, đặc biệt trong bối cảnh cơ cấu tổ chức quản lý nhà nước có những thay đổi trong năm 2026.
Lưu ý: Đầu mối tiếp nhận báo cáo có thể thay đổi theo địa phương. Doanh nghiệp nên kiểm tra hướng dẫn hiện hành trước mỗi kỳ báo cáo thay vì chỉ dựa vào các tài liệu hoặc thông tin đã lưu từ những năm trước.
Thay vì chỉ kiểm tra doanh nghiệp “có hồ sơ hay chưa”, có thể rà soát theo 4 bước:
xác định yêu cầu → kiểm tra hệ thống → kiểm tra triển khai → kiểm tra bằng chứng và khả năng duy trì.
Có hồ sơ chỉ là điểm bắt đầu. Một hệ thống tuân thủ hiệu quả cần bảo đảm các yêu cầu được xác định đúng, triển khai trong thực tế, có bằng chứng và được duy trì theo thời gian.
Doanh nghiệp chủ yếu hoạt động tại văn phòng có cần tuân thủ ATVSLĐ không?
Có. Doanh nghiệp vẫn cần xác định và thực hiện các yêu cầu ATVSLĐ phù hợp với ngành nghề, quy mô, địa điểm và điều kiện làm việc thực tế. Tuy nhiên, không phải mọi doanh nghiệp văn phòng đều áp dụng cùng một bộ yêu cầu.
Doanh nghiệp có bắt buộc phải có tất cả hồ sơ trong checklist không?
Không. Checklist chỉ giúp doanh nghiệp xác định các nhóm nội dung cần rà soát. Những yêu cầu cụ thể cần được xác định theo ngành nghề, quy mô, hoạt động và các yếu tố rủi ro thực tế của doanh nghiệp.
Văn phòng thuê trong tòa nhà thì trách nhiệm PCCC thuộc về ai?
Không nên mặc định toàn bộ trách nhiệm thuộc về chủ tòa nhà. Doanh nghiệp cần xác định rõ trách nhiệm của bên thuê, chủ sở hữu, ban quản lý hoặc đơn vị vận hành theo hợp đồng thuê, quy định của tòa nhà và pháp luật PCCC hiện hành.
Doanh nghiệp có kho bãi, sửa chữa hoặc sử dụng hóa chất thì có cần rà soát thêm không?
Có. Khi phát sinh kho bãi, hoạt động sửa chữa, cải tạo, hóa chất, máy móc, thiết bị hoặc các yếu tố nguy hiểm, có hại khác, phạm vi quản lý HSE cần được mở rộng để phù hợp với rủi ro và yêu cầu áp dụng.
Không có tai nạn lao động thì doanh nghiệp có cần quan tâm đến hồ sơ và báo cáo ATVSLĐ không?
Việc không xảy ra tai nạn không đồng nghĩa doanh nghiệp có thể bỏ qua các nghĩa vụ ATVSLĐ. Doanh nghiệp vẫn cần rà soát những yêu cầu áp dụng, tổ chức thực hiện và duy trì bằng chứng phù hợp.
Khi pháp luật thay đổi, doanh nghiệp nên rà soát hệ thống như thế nào?
Doanh nghiệp nên xác định những quy định mới có ảnh hưởng đến hoạt động của mình, đối chiếu với hệ thống hiện tại và cập nhật các nội dung cần thiết. Việc rà soát định kỳ giúp hạn chế tình trạng hồ sơ vẫn được duy trì nhưng không còn phù hợp với quy định hoặc hoạt động thực tế.
Tuân thủ an toàn, vệ sinh lao động không chỉ là việc xây dựng đầy đủ hồ sơ mà còn nằm ở cách doanh nghiệp tổ chức, triển khai và duy trì các yêu cầu trong thực tế.
Đối với doanh nghiệp chủ yếu hoạt động tại văn phòng, việc rà soát nên bắt đầu từ những yêu cầu thực sự áp dụng theo ngành nghề, quy mô, địa điểm và điều kiện làm việc, sau đó mở rộng khi doanh nghiệp có thêm kho bãi, máy móc, hóa chất, hoạt động sửa chữa, cải tạo hoặc các yếu tố rủi ro đặc thù.
Một hệ thống HSE hiệu quả cần bảo đảm các nội dung được xác định đúng, triển khai thực tế, có bằng chứng và được rà soát khi quy định hoặc hoạt động của doanh nghiệp thay đổi.
Với cách tiếp cận này, doanh nghiệp không chỉ giảm khoảng trống tuân thủ mà còn có nền tảng để xây dựng hệ thống HSE tinh gọn, dễ quản lý và phù hợp với mục tiêu phát triển lâu dài.
Đồng hành cùng OSHVN – Boutique Advisory Firm
Tự hào là đối tác cố vấn tin cậy của các Tập đoàn Đa quốc gia tỷ đô (MNCs).
Liên hệ ngay với OSHVN để:
Đặt lịch gặp trực tuyến: Google Meet Enterprise
Hotline tư vấn: 090 252 1518
Email: info@osh.vn
Website OSHVN: https://osh.vn/
Bối cảnh dự án Doanh nghiệp FDI đang hoạt động tại Việt Nam cần xây…
Định vị: Làm thế nào OSHVN giúp một "US Tech Giant" thiết lập hệ thống…
Bối cảnh để OSHVN trở thành Local Execution Partner của công ty toàn cầu về…
Bối cảnh dự án Aureole Group triển khai chương trình An toàn Điện cho học…
Bối cảnh dự án “Fire & Chemical Safety in Action”, chương trình đào tạo an…
Bối cảnh OSHVN phát triển hệ sinh thái đào tạo HSE (Framework giáo dục sáng…